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La Semaine de Convivència à Arles

Convivència 2015 : nouveau lieu !

6 Mars 2015, 11:07am

Publié par Association Attention Culture

Après la réunion de réflexion d'octobre 2014 et après avoir visité une trentaine de lieux potentiels en centre ville d'Arles, le Conseil d'Administration d'Attention Culture a décidé de garder la semaine du 14 juillet comme période pour la semaine de Convivència d'été et d'investir et aménager le parking de l'école Léon Blum comme lieu ses prochaines éditions. Ce projet a emporté le soutien de la ville d'Arles.

Un nouveau lieu pour la semaine de Convivència, une nouvelle histoire à écrire, à construire et à habiter, ensemble ! ON EN PARLE ! ON Y TRAVAILLE !

Des ateliers de réflexion ont eu lieu le 4 mars à la Mdva pour partager les idées et trouver les solutions les plus adéquats :

question de “look“ - impact éco-responsable - communication - finances et partenaires.

Convivència 2015 : nouveau lieu !

notez donc dès maintenant

Convivència 2015 aura lieu du 13 au 18 juillet

Espace Léon Blum à Arles

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4 mars : atelier réflexion "look"

6 Mars 2015, 10:35am

Publié par Association Attention Culture

ce qui est ressorti des papiers collés sur notre affiche :

  • utilisation de végétaux et de couleurs pour marquer les espaces

  • utilisation de matériaux de récupération à recycler

  • du fabriqué main

AMBIANCE GÉNÉRALE

  • des végétaux (bacs à réaliser + plantes de la ville) serviront à baliser les différents espaces, à créer des cheminements

  • chaque espace sera meublé et signalé dans une couleur dédiée (palette du jaune au bordeaux)

  • chaque élément de signalétique répondra à ce code couleur : attention à ne pas trop ajouter de panneaux d'information, utiliser un lettrage unifié

  • une banderole balisera l'entrée du site

  • nous demanderons à la ville de mettre en place 2 grands panneaux à positionner aux entrées

  • tous les panneaux de signalisation et les horodateurs seront habillés (annuler les références au parking). On pourra utiliser certains pour notre signalétique.

4 mars : atelier réflexion "look"

À faire :

  • contacter Emaüs : prêt de canapé et de fauteuils (régler le transport), négocier le partenariat

  • contacter la boutique rue du 4 septembre : prêt de tapis, négocier le partenariat

  • récupérer : palettes – bobines – bidons : trouver un lieu de stockage

  • trouver des parasols :

  • récupérer des coupons de tissus (Marché St Pierre à Paris) : activer nos adhérents/amis parisiens

  • créer les plans des comptoirs (guinguette et kiosque)

  • atelier menuiserie : contacter Jean-Marie Gambassi + Mr Bovero

  • atelier couture :

  • atelier peinture :

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4 mars : atelier réflexion finances et partenariats

6 Mars 2015, 10:24am

Publié par Association Attention Culture

I. Les sources de financements :

Point de départ :

  Réalisé 2014 Prévision 2015
Ventes 1 900 4% 6 450 10%
Billetterie 900   1 000  
Buvette 200   5 000  
Prestations 800   450  
         
Subventions d'exploitation 30 000 65% 45 000 72%
Ville Arles 8 000   12 000  
CG13 4 000   8 000  
CR-Paca 18 000   25 000  
         
Sponsoring & Mécenat 12 000 26% 8 000 13%
  12 000   8 000  
         
Autres 2 350 5% 3 130 5%
Adhésions 1 350   1 300  
Dons 750   1 000  
Autres 250   830  
         
TOTAL 46 250   62 580  

Budget en augmentation de 16 000 € entre 2014 et 2015

Principalement :

  • Augmentation des subventions de 15 000 €

  • Baisse du sponsoring (arrêt des apéros offerts par les partenaires)

  • Augmentation des recettes propres liés à la guinguette

 

Objectifs / Stratégie

Atteindre un niveau de budget qui permette la bonne réalisation du festival dans sa nouvelle configuration place Léon Blum.

Asseoir le modèle économique vers un meilleur équilibre et une meilleure autonomie

Ordre de grandeur : Compléter les financements « acquis » de 10 à 20 000 €

Hypothèse de départ : Maintien des subventions « acquises » jusque là (comme un objectif en soi déjà ambitieux)

Pistes dégagées :

* Sur les sources de financements publiques :

  • Solliciter l'Accm pour un coup de pouce au festival, avec une entrée « développement économique et local, participation des habitants au festival

  • Envisager des subventions d'équipement – au regard des aménagements du nouveau lieu.

  • La sacem ?

* Sur les sources de financements privées :

  • Le Crédit Mutuel ?

  • Autres privés ? (quelle stratégie : n'importe quelle source ? Des sources choisies ?

  • Sur le sponsoring / Mécénat : La mutuelle (poursuite)

  • questionnement sur les « sponsoring » privés liés aux partenariats de la rue

* Sur les sources de financements propres :

  • les adhésions : Poursuivre la démarche de 2014, à savoir, un accueil et une information claire et partagée avec les festivaliers sur l'association, le festival (gratuit) et les modalités d'adhésion. « Soutenez le festival, adhérez à l'association »

    Objectif : Augmenter le nombre d'adhérents, et la recette adhésion.

  • Les souscriptions / dons : Permettre aux festivaliers qui souhaitent soutenir – ou plutôt participer au financement du festival de pouvoir le faire : dons, souscriptions comme cela l'a déjà était fait, imaginer des pistes plus « dynamiques » : faire tourner un chapeau ? Forme de financements participatifs ? Proposer des prix « normal », prix de soutien …

  • Les stands sur le kiosque : idée de faire participer les partenaires du kiosque par un apport financier en échange de leur participation au kiosque

    idée d'abord accueillie favorablement, puis, remise dans le cadre de la réalité des partenariats de ceux qui seraient sur le kiosque ?

  • Les consignes, les restes de « miettes » : comme petit plus de recettes en fin de festival

  • La guinguette : les recettes de la guinguette, bien que partagées avec l'association la Mi(e)litante dans le cadre du partenariat, viendra renforcer les recettes propres du festival. Enjeu autour de la Guinguette / Première année de test

    Premier budget prévisionnel / dépend des choix d'ouverture – de l'ambiance et « animations » proposées sur place qui favorisent le « on reste sur place un moment »

    Les bénéfices peuvent aller de 0 € (hypothèse basse / peu de risque / couvre les aménagements de la première année) / à 4 000 € (hypothèse moyenne / réaliste si …) à 7 000 € (hypothèse haute, peut être atteinte, si …)

 

II. Les partenariats :

Point de départ :

Rue Réattu, partenariats avec les commerçants de la rue :

Café de la Major : cafés offerts aux artistes et aux bénévoles

Pot à Tabac : remise sur les boissons artistes et bénévoles

Dune, Nuance, Cave des saveurs, Boulanger Bernard, Solid'Arles : offre un apéro et font des remises sur les achats (cantine)

A venir :

La nouvelle formule du festival (plus dans la rue / plus éco-responsable – circuit court/bio) vient « perturber » l'équilibre des partenariats jusqu'alors établis.

Il en devient important de regarder de très près l'ensemble de ces partenariats afin de trouver de nouvelles modalités de partenariat ou non :

  • une attache particulière persiste en direction de ces partenaires

  • Le partenariat reste-t-il pertinent dans le nouveau lieu ?

  • Le partenariat peut-il s'inscrire dans la nouvelle formule ? (souhait d'un accueil / enjeu Guinguette)

  • Le partenaire a-t-il intérêt à poursuivre le partenariat ? À offrir quelquechose ?

  • Le partenariat traduit-il une démarche autour de « l'éco-responsabilité » voulu par l'association … ?

Principes :

  • sur l'année de transition, il est proposé de maintenir dans tous les cas les partenaires qui le souhaitent sur le « fly » du festival.

  • Il est également proposé une place (information/vente?) sur le kiosque.

Propositions / lignes directrices sur les partenariats :

  • Maintien, changement des modalités de certains partenariats

  • Arrêt de certains partenariats en l'état où il était

  • Recherche de solutions « transitoires » / nouvelles

  • Recherche de nouveaux partenariats

Point à poser avant d'aller plus loin dans les partenariats :

  • les apéros tels qu'ils se déroulaient n'existeront plus

  • un petit « pot d'accueil » est souhaité / comme « marque de fabrique » du festival

  • quelle forme ? Évoquer les pistes en prenant en compte : la volonté de proposer une « mise en bouche » de bienvenue // les partenariats souhaités // L'enjeu de la guinguette.

  Partenariat 2014 Partenariat 2015
Partenaires Actuels / A regarder Donne Gagne Donne Gagne
Pot à Tabac remise sur les boissons artistes et bénévoles Ventes / Retombées Arrêt Arrêt
Café de la Major cafés offerts aux artistes et aux bénévoles Ventes / Retombées Arrêt tel quel A construire sur new formule remise sur le café / pub ? Arrêt tel quel A construire sur new formule : achat par la guinguette du café
Dune offre un apéro Ventes / Retombées Arrêt tel quel A construire sur new formule remise sur le café / pub ? Moins de retombées Pub sur le kiosque ??
Nuance offre un apéro Ventes / Retombées Arrêt tel quel A construire sur new formule remise sur le café / pub ? Moins de retombées Pub sur le kiosque ??
Cave des saveurs offre un apéro Ventes / Retombées Arrêt tel quel A construire sur new formule remise sur le café / pub ? Moins de retombées Pub sur le kiosque ??
Boulanger Bernard offre un apéro / remise sur achats Retombées Ventes Arrêt Apéro Maintien des achats CANTINE A construire : joli partenariat Cuisson Pain Retombées Ventes / Pain au levain à vendre ? / participation financière ?
Solid'Arles  offre un apéro / remise sur achats Retombées Ventes Arrêt Apéro Maintien des achats CANTINE  
Partenaires Nouveaux à mettre en place Donne Gagne Donne Gagne
La mi(e)litante     Gestion et Animation de l'espace Guinguette Expérience en vue du lancement du projet
Partenaires de la mi(e)litante (producteurs locaux …)        
Emmaus     Matériels / Aménagement Info Kiosque
Association commerçants rue 4 septembre     Communication / Partenariat ? Info Kiosque

III. La gestion de l'ARGENT pendant le Festival

Point de départ :

Nouveauté !

Notamment sur la Guinguette et le Kiosque

Il existait déjà la gestion des adhésions , souscriptions, par les bénévoles

les ventes étaient prises en charge par le magasin.

A venir :

La nouvelle formule du festival :

Kiosque avec :

  • Accueil / Adhésions – souscriptions

  • Expo / Ventes des partenaires ?

  • Ventes de CD … (Jean)

  • tickets buvette

  • Gobelet / consigne

Les craintes transformées en point de vigilance :

  • Sécurité

  • Fonctionnement, transparence, clarté

  • Fluidité, souplesse

Dans tous les cas :

Sécurité : mettre en place une procédure (connue de pas grand monde – pas discuté)

de « transport de l'argent » régulièrement des points d'encaissement vers ?? (banque – lieu sécurité)

Plusieurs hypothèses :

  • Une seule caisse centralisée, ex. au kiosque !

  • Plusieurs caisses décentralisées ex ; au kiosque (tout sauf) / guinguette (buvette)

L'avis de la commission porte davantage sur une seule caisse centralisée avec une très bonne répartition, en fonction des différentes lignes (adhésion / souscription / Ventes / Verres consigne …)

Sur la Monnaie éphémère « La miette » ou « le coquelicot »

Craintes/Vigilance :

  • lourdeur d'accès à une gorgée ou à une bouchée

  • « trop sérieux »

  • falsification

Avantages :

  • participe concrètement à la philosophie/état d'esprit du festival

  • pose une « éthique » sur la vision de l'argent, sur les modalités de l'échange…

  • permet d'être sur un mode d'échanges plus « convivial » avec les festivaliers (sans fric)

  • facilite la fluidité au comptoir

  • permet de répartir et de comparer les recettes encaissées et de faire un rapprochement entre attention culture et la mi(e)litante

Pistes :

pour faciliter l'accès :

  • toujours y avoir quelqu'un à la table de change / être nombreux lors des coups de bourre

  • pas être très loin / bien visible

  • soigner l'accueil

  • proposer des carnets (pour la semaine)

  • ré-échangeable ? (non – soutien au festival … / Oui …)

Pour les gobelets :

accès facile aussi (attention à la lourdeur, queue pour le changement de la monnaie, queue pour prendre le verre …)

  • soit au kiosque / même temps que la monnaie = 1 €

  • soit au comptoir / même temps que la boisson = 1 miette

  •  

  1. Divers : Pas de côté / Objet de la commission

LA NOUVELLE FORME DE CONVIVIALITE =

  • accueil (en nombre suffisant / sans autre mission que d'accueillir)

  • sur le kiosque (en nombre suffisant / sans autre mission que d'accueillir)

  • si y a du rangement « bénévole » => pas de suite après le concert

  • sur la guinguette

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CA du 27 février 2015

6 Mars 2015, 10:10am

Publié par Association Attention Culture

Présents : Annie Guillot, Catherine Le Guellaut, Jean Colomina, Lionel Lecuyer, Sophie Bovero, Stephan Perrin, Stéphane Pépin , Viviane Roux - Excusée : Anne-Sophie Lemetais (pouvoir à Stéphane Pépin), - 9 membres / 9 présents ou représentés

1/ Modalités de fonctionnement

Sommes ici réunis au 1er CA suite à l’AG pour 2015.

Il est réaffirmé que le Conseil d'Administration de l'association est ouvert selon les besoins aux personnes ressources ou aux responsables des commissions qui oeuvrent à l'organisation de la semaine de l’été.

Rappel des commissions « historiques » :

  • restauration (Viviane, Annie, Françoise, Evelyne, Pierrette, Yvette…),

  • communication (Sylvie, Catherine), remarque : depuis 3 ans Jacques Durand offre l’affichage sur différents points de la région.

  • technique , manutention (Paul, Maurice, Catherine…) ,

  • comptabilité (Lionel, Catherine),

  • secrétariat (Viviane , Catherine) + Catherine s’occupe du blog

Les commissions préparent les dossiers, c'est le CA qui prend les décisions (ce sera aussi le cas concernant les propositions issues des ateliers du 4 mars).

Le rôle de Jean et de Catherine : permanents bénévoles. Ils assurent le suivi des dossier et le lien entre les différentes instances internes et externes.

Le CA se réunit une fois par mois en moyenne sur l’année, plus souvent vers Convivència.

2/ Election du bureau et précision des tâches :

Un historique de la présidence est faite par Jean. Il veut bien assurer une nouvelle fois la présidence mais pas seul.

Lionel préfèrerait que quelqu’un s’implique davantage dans les comptes, il ne peut suivre les CA, il souligne que les comptes sont tenus avec un logiciel adéquat et que lui supervise en tant qu’expert comptable.

La secrétaire fait les comptes-rendus, s’occupe du courrier, envoie les convocations…

Chaque membre peut représenter l’association à d’autres réunions.

Stéphane travaille à Martigues et n’est pas toujours sur place, là va partir pour 2 semaines à l’étranger…

Le bureau est le suivant :

fonction

en titre

adjoint

présidence

Jean Colomina

Annie Guillot

trésorerie

Stéphane Pépin

Lionel Lecuyer

secrétariat

Viviane Roux

Catherine Le Guellaut

Catherine procède aux déclarations nécessaires : sous-pref, banque, mdva

Pour les CptRendus, Viviane envoie un 1er jet à Catherine qui relit et complète si besoin. Viviane se charge d'envoyer le CR par mail aux membres du CA et Catherine le met en ligne sur le blog pour le suivi des adhérents.

Comment Jean et Catherine se situent maintenant que la boutique est fermée ? / De professionnels à titre bénévole, nous sommes passés à « directeurs artistiques » pour la programmation dit Jean. (voir document Programmation Convivència établi par Jean et Catherine en Oct 2014) Viviane souhaite que la programmation soit plus collégiale. Ce point pourrait être discuté dans un prochain CA. Jean propose de le mettre à l’ordre du jour.

Catherine précise que Jean est de fait “directeur artistique“ et elle “directrice administrative“. Jean dit que c’est devenu un peu leur métier.

Les tâches dans l’année jusqu'à présent :

code : noir → fonctionnement associatif – vert → convivència de printemps – rouge → convivència d'été

Janv

Fév

Programmation Convivència à venir - Préparation AG en Février, CA et élection du bureau - Point sur l'avancement de l'attribution des subventions

Mars

Pointage adhésions - Préparation Convivència de printemps - Rédaction de textes de communication suite à l’AG, partenaires publics - rédaction fiche technique complète pour les services de la ville - Courrier aux partenaires privés + rédaction contrat partenariat + récupération logos... - Confirmation des contrats des artistes + récupération de leurs photos, affiches, cd promo - réflexion étude essais / visuel affiche / présentation dépliant - rédaction dossier pré-programme

Avril

Réservation hébergement et déplacements artistes pour Convivència de Juillet - Convivència de printemps - envoi Communication Convivencia de juillet aux guides des festivals - réunion des commissions (cuisines, technique, com...)

Mai

Bilan financier printemps - déclaration sacem Printemps - Planning des tâches pour Juillet - point trésorerie Négociation découvert bancaire ? - Commande matériel communication - envoi dossier de presse aux mensuels

Juin

Pointage des adhésions - Commandes d’intendance - présentation semaine sur le blog - Suivi des commissions - Envoi fiche de route aux groupes - fiche d'accueil des groupes - envoi dossier de presse à la PQR

Juillet

Festival Convivència du 13 au 18 - gestion de la semaine (trésorerie, factures à payer...) - gestion des adhésions - déclaration Sacem

Août

Suivi du budget

Sept

Bilans - Suivi du budget - Repas convivial et discussion

Octobre

Rédaction des rapports d'activité - Préparation des dossiers de demande de subvention - début prospection artistique pour l'année suivante - Bilan moral et financier à envoyer à CR Paca (pour obtenir second paiement subvention) - réservation des salles et des lieux pour l'édition suivante

Novembre

Séance d'écoute et de mise en commun / artistes pressentis

Décembre

Premiers contacts tourneurs -- dépôt dossiers de demande de subventions

Ce tableau va forcément évoluer avec le nouveau lieu à investir ! - Ajouter à cela la commission mémoires ouvrières qui va reprendre du collier cette année.

85 adhérents en 2014. 50 ont renouvelé à ce jour pour 2015.

3/ Préparation des ateliers de réflexion du 4 Mars

Lionel nous informe que des propositions de location de bureaux auraient été faites par la Mairie, semble t-il, à Léon Blum… ce qui risque de poser problème (interférences sonores)

Stéphane demande le fichier avec les adresses de chacun des membres du CA (fait, Catherine)

Nous laisserons les commissions s’organiser plutôt que de donner une grille avec des questions, demander un rapporteur avant de commencer et rappeler le temps dévolu à chaque phase : concertation/rapport/discussion.

Annie souligne que souvent des questions sont transversales et que les réponses dépendent d’une commission et d’une autre (ex : les repas). Sophie propose que certains passent d’une com. à l’autre…

En début de séance, nous proposerons à tout le monde de contribuer par des petits papiers collés sur des grandes feuilles aux ateliers auxquelles ils ne participeront pas.

Une étude de faisabilité pour la Guinguette a été établie par Sophie et Pierre-Julien Bouniol, Sophie va nous transmettre le projet pour que nous puissions le lire avant le 4 Mars. (pain bio levain naturel…) Partenariat entre Attention Culture et l’association la Mi(e)litante. Vers une restauration différente éco-responsable/circuits courts/impact environnemental moindre et utilisation de palettes par ex/Convivència=tremplin vers une structure fixe à venir, Arles ou Avignon…/partage des risques et des bénéfices…/aide à un autofinancement

Sophie souligne qu’il nous faut absolument trouver une part d’autofinancement pour survivre vu que les subventions peuvent diminuer et si nous voulons maintenir la gratuité pour les spectacles.

Réfléchir sur quelle participation pour Dune par ex, puisque le lieu change…

Faudra bien préciser les missions pour les bénévoles.

4/ Questions diverses

Lieu où se réunir ? C'est une nécessité. On peut jongler avec les salles de la ville, mais pas pratique du tout. Le problème de local se situe aussi et surtout sur le fait de pouvoir garder du lien avec les adhérents, avec le public. Le local de Jean est trop petit (difficile d'y travailler à deux). Catherine relance la ville pour cela.

faire suivre le courrier Jean s'occupe des démarches à réaliser pour faire suivre le courrier qui arriverait rue Réattu vers la boite de la Mdva.

clôture compte Caisse Epargne et transfert du solde sur le crédit mutuel : Lionel s'en occupe. Catherine lui renvoie les éléments.

Prochain CA le jeudi 12 /3/2015 à 18h30 chez Stéphan Perrin

Fin à 20h30

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