CA du 27 février 2015

Présents : Annie Guillot, Catherine Le Guellaut, Jean Colomina, Lionel Lecuyer, Sophie Bovero, Stephan Perrin, Stéphane Pépin , Viviane Roux - Excusée : Anne-Sophie Lemetais (pouvoir à Stéphane Pépin), - 9 membres / 9 présents ou représentés

1/ Modalités de fonctionnement

Sommes ici réunis au 1er CA suite à l’AG pour 2015.

Il est réaffirmé que le Conseil d'Administration de l'association est ouvert selon les besoins aux personnes ressources ou aux responsables des commissions qui oeuvrent à l'organisation de la semaine de l’été.

Rappel des commissions « historiques » :

• restauration (Viviane, Annie, Françoise, Evelyne, Pierrette, Yvette…),

• communication (Sylvie, Catherine), remarque : depuis 3 ans Jacques Durand offre l’affichage sur différents points de la région.

• technique , manutention (Paul, Maurice, Catherine…) ,

• comptabilité (Lionel, Catherine),

• secrétariat (Viviane , Catherine) + Catherine s’occupe du blog

Les commissions préparent les dossiers, c'est le CA qui prend les décisions (ce sera aussi le cas concernant les propositions issues des ateliers du 4 mars).

Le rôle de Jean et de Catherine : permanents bénévoles. Ils assurent le suivi des dossier et le lien entre les différentes instances internes et externes.

Le CA se réunit une fois par mois en moyenne sur l’année, plus souvent vers Convivència.

2/ Election du bureau et précision des tâches :

Un historique de la présidence est faite par Jean. Il veut bien assurer une nouvelle fois la présidence mais pas seul.

Lionel préfèrerait que quelqu’un s’implique davantage dans les comptes, il ne peut suivre les CA, il souligne que les comptes sont tenus avec un logiciel adéquat et que lui supervise en tant qu’expert comptable.

La secrétaire fait les comptes-rendus, s’occupe du courrier, envoie les convocations…

Chaque membre peut représenter l’association à d’autres réunions.

Stéphane travaille à Martigues et n’est pas toujours sur place, là va partir pour 2 semaines à l’étranger…

Le bureau est le suivant :

fonction

en titre

adjoint

présidence

Jean Colomina

Annie Guillot

trésorerie

Stéphane Pépin

Lionel Lecuyer

secrétariat

Viviane Roux

Catherine Le Guellaut

Catherine procède aux déclarations nécessaires : sous-pref, banque, mdva

Pour les CptRendus, Viviane envoie un 1er jet à Catherine qui relit et complète si besoin. Viviane se charge d'envoyer le CR par mail aux membres du CA et Catherine le met en ligne sur le blog pour le suivi des adhérents.

Comment Jean et Catherine se situent maintenant que la boutique est fermée ? / De professionnels à titre bénévole, nous sommes passés à « directeurs artistiques » pour la programmation dit Jean. (voir document Programmation Convivència établi par Jean et Catherine en Oct 2014) Viviane souhaite que la programmation soit plus collégiale. Ce point pourrait être discuté dans un prochain CA. Jean propose de le mettre à l’ordre du jour.

Catherine précise que Jean est de fait “directeur artistique“ et elle “directrice administrative“. Jean dit que c’est devenu un peu leur métier.

Les tâches dans l’année jusqu'à présent :

code : noir → fonctionnement associatif – vert → convivència de printemps – rouge → convivència d'été

Janv

Fév

Programmation Convivència à venir - Préparation AG en Février, CA et élection du bureau - Point sur l'avancement de l'attribution des subventions

Mars

Pointage adhésions - Préparation Convivència de printemps - Rédaction de textes de communication suite à l’AG, partenaires publics - rédaction fiche technique complète pour les services de la ville - Courrier aux partenaires privés + rédaction contrat partenariat + récupération logos... - Confirmation des contrats des artistes + récupération de leurs photos, affiches, cd promo - réflexion étude essais / visuel affiche / présentation dépliant - rédaction dossier pré-programme

Avril

Réservation hébergement et déplacements artistes pour Convivència de Juillet - Convivència de printemps - envoi Communication Convivencia de juillet aux guides des festivals - réunion des commissions (cuisines, technique, com...)

Mai

Bilan financier printemps - déclaration sacem Printemps - Planning des tâches pour Juillet - point trésorerie Négociation découvert bancaire ? - Commande matériel communication - envoi dossier de presse aux mensuels

Juin

Pointage des adhésions - Commandes d’intendance - présentation semaine sur le blog - Suivi des commissions - Envoi fiche de route aux groupes - fiche d'accueil des groupes - envoi dossier de presse à la PQR

Juillet

Festival Convivència du 13 au 18 - gestion de la semaine (trésorerie, factures à payer...) - gestion des adhésions - déclaration Sacem

Août

Suivi du budget

Sept

Bilans - Suivi du budget - Repas convivial et discussion

Octobre

Rédaction des rapports d'activité - Préparation des dossiers de demande de subvention - début prospection artistique pour l'année suivante - Bilan moral et financier à envoyer à CR Paca (pour obtenir second paiement subvention) - réservation des salles et des lieux pour l'édition suivante

Novembre

Séance d'écoute et de mise en commun / artistes pressentis

Décembre

Premiers contacts tourneurs -- dépôt dossiers de demande de subventions

Ce tableau va forcément évoluer avec le nouveau lieu à investir ! - Ajouter à cela la commission mémoires ouvrières qui va reprendre du collier cette année.

85 adhérents en 2014. 50 ont renouvelé à ce jour pour 2015.

3/ Préparation des ateliers de réflexion du 4 Mars

Lionel nous informe que des propositions de location de bureaux auraient été faites par la Mairie, semble t-il, à Léon Blum… ce qui risque de poser problème (interférences sonores)

Stéphane demande le fichier avec les adresses de chacun des membres du CA (fait, Catherine)

Nous laisserons les commissions s’organiser plutôt que de donner une grille avec des questions, demander un rapporteur avant de commencer et rappeler le temps dévolu à chaque phase : concertation/rapport/discussion.

Annie souligne que souvent des questions sont transversales et que les réponses dépendent d’une commission et d’une autre (ex : les repas). Sophie propose que certains passent d’une com. à l’autre…

En début de séance, nous proposerons à tout le monde de contribuer par des petits papiers collés sur des grandes feuilles aux ateliers auxquelles ils ne participeront pas.

Une étude de faisabilité pour la Guinguette a été établie par Sophie et Pierre-Julien Bouniol, Sophie va nous transmettre le projet pour que nous puissions le lire avant le 4 Mars. (pain bio levain naturel…) Partenariat entre Attention Culture et l’association la Mi(e)litante. Vers une restauration différente éco-responsable/circuits courts/impact environnemental moindre et utilisation de palettes par ex/Convivència=tremplin vers une structure fixe à venir, Arles ou Avignon…/partage des risques et des bénéfices…/aide à un autofinancement

Sophie souligne qu’il nous faut absolument trouver une part d’autofinancement pour survivre vu que les subventions peuvent diminuer et si nous voulons maintenir la gratuité pour les spectacles.

Réfléchir sur quelle participation pour Dune par ex, puisque le lieu change…

Faudra bien préciser les missions pour les bénévoles.

4/ Questions diverses

Lieu où se réunir ? C'est une nécessité. On peut jongler avec les salles de la ville, mais pas pratique du tout. Le problème de local se situe aussi et surtout sur le fait de pouvoir garder du lien avec les adhérents, avec le public. Le local de Jean est trop petit (difficile d'y travailler à deux). Catherine relance la ville pour cela.

faire suivre le courrier Jean s'occupe des démarches à réaliser pour faire suivre le courrier qui arriverait rue Réattu vers la boite de la Mdva.

clôture compte Caisse Epargne et transfert du solde sur le crédit mutuel : Lionel s'en occupe. Catherine lui renvoie les éléments.

Prochain CA le jeudi 12 /3/2015 à 18h30 chez Stéphan Perrin

Fin à 20h30