Réunion du 22 février 2011

OBJET de la REUNION : préparation matérielle de Convivència de Printemps.

 

1/ Présentaiton du programme

 

Chansons de Printemps, le 25 mars 2011 à partir de 20 h, salle Jean et Pons Dedieu

Faîtes du Printemps, le 26 mars à 12 h à Solid'Arles 

 

2/ organisation : Vendredi 25 mars

 

Salle Jean et Pons Dedieu = un nouveau lieu à apprivoiser pour qu'il ressemble à Convivència !

 

Aménagements :

un plan d'occupation de l'espace à faire / prendre les mesures

Mise en place de rideaux (accueil, fond de scène) (matériel = Catherine)

Installation d'éclairages (demande à faire à la ville)

aménagement coulisses

Installation foyer artistes (salle à l'étage)

mise en place des tables façon cabaret

Installation et réglage sonorisation (Esteban avec matériel Ecole de Musique)

>>>>> à partir de 14 heures = Alain + Paul + Maurice

 

Mise en place salle pour la soirée :

table d'accueil

installation buvette

nappage avec bougies sur les tables (bougies et support = Catherine)

installation / assiettes gourmandes

>>>>> à partir de 16 heures = Danielle + Françoise + Colette

Accueil des musiciens = préparer buffet dans la salle à l'étage (10 personnes)

>>>>> Yvette = salade de pâtes + quiches + fruits + fromages

 

Fonctionnement soirée à partir de 19h30 :

billeterie = Viviane + Françoise

buvette = Lionel + Maurice + Colette + Simone

service = Danielle + Colette + 2

on prépare des grandes assiettes (1 par table) où les gens picorent.

Service salé entre 1er et 2^nd groupe

service sucré entre 2^nd et 3ème groupe.

Rangement et nettoyage = tout le monde

 

les achats :

- restauration

Annie soulève le problème de la traçabilité des denrées / responsabilité de l'association dans la mesure où il y a une “vente“

propositions :

négocier avec Bernard Laurent pour la fabrication des tartes salées (voire des sucrées)

acheter en extérieur et garder toutes les factures

>>>>> Annie A, Annie G et Evelyne s'en occupent

- buvette

servi au verre : jus de fruit, vin (on a), bière, café

tarifs : 1 € (jsu de fruit et vin) 1,50 € (canette bière), à,50 € (café)

à faire : qui le fait ?

>>>>> estimer les quantités. Les restes pourront être utilisés en juillet.

>>>>> voir avec les cafés de la major le prêt de grande cafetière

>>>>> faire les achats et les livrer

 

les tarifs de la soirée :

6 € pour tout le monde (comprenant la musique et les assiettes)

3 € pour les adhérents (correspondant au concert, repas offert)

pas de prix spécial pour les gens qui ne voudrait pas manger : la soirée est un ensemble

pas de tarif étudiant...

>>>>> les personnes à l'entrée vendront également les cartes d'adhésion !

 

Communication :

affiche (100 à poser en ville)

dépliant (1000 à répartir en ville)

réseau internet à relayer

 

Budget prévisionnel :

cachets artistes 1500,00

sonorisateur 200,00

communication 120,00

sacem 90,00

recettes / entrées 400,00

buvette + restauration = équilibre

 

3/ organisation : samedi 26 mars

 

mise en place scène, accueil groupe à Solid'Arles : 10h30

le matériel nécessaire a été demandé aux services techniques de la Ville

le groupe vient avec son matériel son.

>>>>> Catherine + Alain

Communication par Solid'Arles + notre relais actif.